Fase 3 – Over tot actie!

We zijn aangekomen bij fase 3. De basis staat: Je weet waarom duurzame inzetbaarheid belangrijk is voor jouw organisatie (fase 1) en waar je als organisatie naartoe wil (fase 2). Dit heeft zich vertaald in een plan van aanpak die past in de strategie en de communicatie binnen de organisatie. Nu moet dit worden omgezet in de praktijk. We mogen over tot actie!

De kern van fase 3

Tijdens het hele proces moet je je blijven afvragen: ‘Wat is er binnen de organisatie nodig?’. Hier speelt iedere fase op zijn eigen manier op in. In het plan van aanpak (fase 2) heb je dit al uitvoerig uitgedacht. In de actiefase kun je door met die vraag door o.a. het uitvoeren van analyses en onderzoek. Dit geeft een beeld van de algemene behoeften, problemen en eventuele oplossingen binnen de organisatie. Als je meer inzicht wilt in hoe het met de medewerkers is gesteld, kan je een ‘V.I.T. scan’ gebruiken. De medewerker vult een online vragenlijst in en krijgt op basis hiervan een uitslag over zijn of haar eigen vitaliteit. Hier kunnen de medewerker zelf, maar ook de organisatie mee aan de slag. Naast onderzoek zijn er ook meer praktische zaken die je als organisatie kan toepassen. Zo worden er regelmatig trainingen voor leidinggevenden georganiseerd. Tijdens een training komen onderwerpen als verzuim, werk-privé balans, veiligheid en gezondheid aan bod. Ook worden er tools en tips gegeven. Hoe voer je bijvoorbeeld het gesprek met de medewerker? En hoe geef je en lees je signalen? Op deze manier kan de leidinggevende samen met de medewerker werken aan zijn of haar inzetbaarheid.

Hoeveel actie en hoe lang?

De grootte en duur van de actiefase verschilt per organisatie. Soms kan deze fase heel specifiek en klein blijven. Een organisatie weet dan hoe het snel en effectief de juiste stappen moet zetten. Op andere momenten is er juist veel actie en tijd nodig. Dit is nooit van tevoren te voorspellen, maar uit zich vanzelf tijdens het proces. Actie kan zich vertalen in een simpele training of juist een combinatie van verschillende onderdelen, zoals opleidingen, workshops en een PMO-spreekuur. In het laatste geval worden de acties uitgespreid over een langere periode.

Voorkom chaos

Het vele enthousiasme binnen organisaties kan soms averechts werken. Het is fijn om een groot aanbod te hebben voor je medewerkers, maar de initiatieven moeten wel een gezamenlijk doel dragen. Anders ga je inefficiënt te werk en maak je onnodige kosten. Hoe zorg je dat het aanbod overzichtelijk blijft en je geen warboel creëert? Voor grote bedrijven en voor mkb’ers is het belangrijk om scherp te blijven. Direct contact tussen de organisatie en de medewerker en, indien van toepassing, de consultant is hierin ontzettend waardevol. Dit zorgt dat je altijd naar elkaar kan terugkoppelen.

Blijven meten en verbeteren

Voer niet alleen je acties uit, maar blijf ook de effectiviteit van de acties meten. Dat brengt ons bij fase 4: monitoring. Onze fases maken onderscheid tussen actie en monitoring, maar deze fases lopen eigenlijk door elkaar heen. Zo creëer je een continue feedback-loop, waarbij je antwoord geeft op vragen als: Helpen de acties bij het bereiken van de doelstellingen? Wat blijkt inefficiënt? En wat is er nodig om resultaat te boeken? Moeten we onze plannen wijzigen of bijstellen?

Hoe dit precies in zijn werk gaat, vertellen we in het volgende artikel. Wil je op de hoogte blijven van deze reeks? Like ons dan op onze Linkedin-pagina of houd onze website in de gaten.