Hoe ga je als leidinggevende om met thuiswerkers vanwege het coronavirus? Hoe zorg je voor een hoge motivatie? Zo geef je leiding aan een team dat volledig op afstand werkt.

 

 

 

Een thuiswerkdag kan de week breken – al het werk dat je volledige concentratie eist, doe je vanaf huis. Geen afleiding van je collega’s of telefoontjes, slechts jij en je computer.

Dat gevoel van vrijheid en rust verandert echter al snel wanneer je gedwongen wordt om thuis te werken. Niet alleen voor bedrijven, maar ook voor leidinggevenden ligt daar een uitdaging. Hoe ga je daar als leidinggevende mee om?

Tip 1: Heb je de juiste middelen om kennis te delen?

Laten we beginnen met een positief punt: technologie maakt het makkelijker dan ooit om op afstand te werken. Om goed samen te kunnen werken, is het noodzakelijk dat iedereen bij alle bedrijfsinformatie kan. Zorg er dus voor dat systemen openbaar zijn, zodat je kan zien waar collega’s mee bezig zijn. Onze VIT-collega’s hebben voor elkaar de agenda’s op openbaar staan. Zo kun je precies zien waar iemand mee bezig is, en of iemand beschikbaar is. Door die goed bij te houden, voorkom je telefoontjes met een huilende baby op de achtergrond of een blaffende hond die net wordt uitgelaten.

Tip 2: Controleer vaker of je boodschap aankomt

Goede communicatie is een belangrijk element om een team of afdeling te kunnen leiden. Goede programma’s zijn Zoom, Google Hangouts of Microsoft Teams. Deze programma’s zijn over het algemeen sneller dan mailen of bellen.

Als je iets hebt uitgelegd of een belangrijke boodschap hebt verteld, vraag dan of mensen begrijpen wat je bedoelt en vat dingen samen die anderen zeggen. Op die manier weet je zeker dat alles goed is begrepen en er geen miscommunicatie ontstaat. Digitaal is dit namelijk een stuk lastiger te controleren dan als je op kantoor met elkaar in een vergadering zit. Zorg ervoor dat een medewerker zich competent voelt, de taak snapt, en het gevoel heeft succesvol te (kunnen) zijn. Dit zijn één van de basisbehoeften om een medewerker gemotiveerd en persoonlijk leiderschap te laten ervaren (Ryan & Deci, 2000).

Tip 3: Stel verwachtingen en heb vertrouwen

Belangrijk is om aandacht te schenken aan alle teamleden, óók degenen waar je normaal geen omkijken naar hebt. Niets is immers vervelender dan niet weten wat iemand aan het doen is, en na drie dagen erachter komen dat de opdracht verkeerd is uitgevoerd.

Schep daarom duidelijkheid rondom verwachtingen en creëer kaders, om vervolgens mensen los te laten en erop te vertrouwen dat zij hun werk zullen doen. In de zorg heb je bijvoorbeeld een kwaliteitskader. Zo is persoonsgerichte zorg voor de één dat iemand er gewassen bij zit, voor de ander betekent het dat iemand aandacht krijgt. Zorg dus dat je een inhoudelijk kader hebt waarbinnen je opereert.

Een tweede psychologische basisbehoefte om te zorgen voor een gevoel van motivatie en persoonlijk leiderschap is autonomie. Een medewerker moet ruimte voelen om te handelen naar eigen waarden, keuzes en interesses.

Tip 4: Help met het stellen van prioriteiten

Grote kans dat je teamleden aan verschillende projecten werken en verschillende belangen hebben. Hoewel het logisch lijkt om door te gaan op dezelfde weg, kan het zijn dat bepaalde projecten waar fysiek samenzijn bij genoodzaakt is, stil komen te liggen.
Help als leider om met iedereen kort te overleggen waar ze tegenaan lopen en zorg ervoor dat je weet wat de meeste prioriteiten heeft. Op die manier help je medewerkers om vanuit huis optimaal te kunnen presteren.

Tip 5: Maak ruimte voor vragen en stel zelf vragen

Zorg ervoor dat je goed bereikbaar bent voor eventuele vragen. Doordat je niet kunt zien of iemand druk is, zullen medewerkers minder snel geneigd zijn om even te bellen voor een simpele vraag. Communiceer duidelijk dat vragen stellen wordt gewaardeerd, maar geef wel aan op wat voor manier. Wil je dat je team de vragen opspaart of juist mailt? En ben je een middag niet beschikbaar door bijvoorbeeld ‘kindershifts’, communiceer dit dan ook duidelijk van tevoren.

Heb je iemand van je team aan de telefoon, vraag dan eerst hoe het gaat met diegene. Een belangrijk aspect om mensen mee te krijgen is om mensen te raken op emotioneel niveau, zorg voor een gevoel en geef betekenis. Met andere woorden, raak en beweeg het hoofd en hart. Zorg ervoor dat je team het gevoel heeft dat zij er echt toe doen. Laat hen gelijkwaardigheid ervaren, en ga daarna het goede gesprek aan met elkaar. Vraag bijvoorbeeld hoe het thuiswerken gaat, hoe iemands weekend was, waar iemand tegenaan loopt of hoe iemand zich voelt. Dit zorgt voor verbondenheid en herkenning.

Blog:
15-11-2019
Fase 2: Visie en plan van aanpak
In de vorige blog introduceerden we het belang van gezonde organisaties en duurzame inzetbaarheid. Dit vooral aan de hand van bekende vraagstukken over personeelstekort, verzuim en marktontwikkeling. Als je dan eenmaal als bedrijf hebt besloten het pad naar duurzame inzetbaarheid te willen bewandelen volgt de vraag: “Waar beginnen we?”.